كيف أحمي شركتي من أخطاء الموظفين؟

للاطلاع والتحميل 

من أهم مقومات الإدارة الناجحة قدرة الشركة على ضبط علاقتها بموظفيها فيما يتعلق بعملهم ومعاملاتهم مع العملاء ومراقبة أدائهم والقدرة على تدارك الأخطاء إن حدثت، لأن الشركة تكون مسؤولة عن أعمال موظفيها طبقًا لأحكام قاعدة مسؤولية المتبوع عن أعمال تابعه، ولهذا سنستعرض في السطور الآتية مجموعة من التدابير الاحترازية التي يمكن للشركة أن تتخذها للحد من وقوع مثل هذه الأخطاء من ناحية ولتجنب الشركة تحمل مسؤولية تلك الأخطاء -إن حدثت- من ناحية أخرى، ومن هذه التدابير ما يلي:

• حصر  صلاحية التفاوض باسم الشركة في شخص واحد، على أن يقتصر ذلك الحق عليه دون غيره. 

• النص في عقود العمل على حظر التفاوض باسم الشركة في جميع الأحوال، ما لم يحصل الموظف من الشركة على تفويض رسمي بذلك.

• النص في عقود العمل على تحميل الموظف المسؤولية إذا تجاوز حدود صلاحياته، أو تعامل باسم الشركة دون تفويض صريح منها.

• عدم إتاحة الأختام والأوراق الرسمية الخاصة بالشركة لجميع الموظفين.

• النص  في اللائحة الداخلية على إرشادات تتضمن حدود اختصاصات كل موظف، والإشارة إلى وجوب عدم تجاوزها.

• إخضاع الموظف المخطئ للتحقيق داخل الشركة وإحالته للجهات المختصة لاتخاذ ما يلزم تجاهه.

• توقيع الموظفين على اتفاقيات سرية الوثائق والمعلومات، ووثائق حماية البيانات والعملاء ووثائق عدم الإفصاح.

• توقيع الموظفين على اتفاقية عدم المنافسة، وقد ينص على هذا البند في عقد العمل، أو يُصاغ في اتفاق مُستقل.

• وضع لائحة خاصة بتعامل الموظفين مع العملاء تنص على إرشادات وضوابط لا يتجاوزها الموظف وتتفق مع وثيقة مبادئ السلوك المهني وأخلاقيات التعامل مع العملاء.

• توحيد قنوات التواصل بين الموظفين والعملاء؛ لضمان النزاهة والشفافية في التعامل مع الغير.

ومن شأن هذه الإجراءات والتدابير أن تساعد إدارة الشركات على السيطرة -إلى حد كبير- على التجاوزات التي قد تحدث من الموظفين في تعاملاتهم مع العملاء التي قد تؤثر على علاقة الشركة -بوجه عام- بالعميل الذي لن يفرق بين السلوك الشخصي للموظف وكيان الشركة.